About us Contact us
12th of December 2017
   
Home arrow Economic Policy & Dev. Cooperation arrow Twinningregeling
Twinningregeling

Voor overheidsinstanties

In deze regeling zijn neergelegd de richtlijnen, procedures en afspraken betreffende de aanvragen en de financiering t.b.v. een twinning tussen overheidsorganisaties en zustersorganisaties in Nederland, het Caribische gebied, Latijns Amerika, de Verenigde Staten en Canada.

1. Doelstelling

De doelstelling van de twinning is om een bijdrage te leveren aan de professionalisering van de overheidsinstanties met het oog op de bevordering van de kwaliteit van het bestuur. Tevens is het doel van twinning om een lange termijn (langer dan vijf jaren) samenwerkingsrelatie op te bouwen waarbij er o.a. informatie-uitwisseling, kennisoverdracht en uitwisseling van ervaringen plaatsvindt.

Onder twinning wordt verstaan een periode van minimaal 1 maand en maximaal 24 maanden waarin een deskundige/expert naar Aruba wordt uitgezonden onder een samenwerkingconvenant gesloten tussen de overheidsinstanties van de zusterorganisaties. Dit kan geschieden onder meer door hier ter plaatse trainingen op specifieke terreinen, “on-the-job-trainingen”, workshops en/of specifieke opdrachten uit te voeren waarbij kennisoverdracht de kern is. Iedere overheidsinstantie die in aanmerking komt voor twinning kan gebruik maken van een deskundige/expert voor minimaal 1 maand en maximaal 24 maanden voor een maximaal bedrag van AWG 750.000 per betrokken overheidsinstantie.


2. Middelen

De Stichting Fondo Desaroyo Aruba (FDA) zal de budgetbeheerder van de beschikbare middelen t.b.v. twinning zijn en zorgt voor de uitbetaling van de middelen t.b.v. de twinning. Verzoeken voor twinning zullen worden gehonoreerd indien zij aan de doelstelling en voorwaarden van de Twinningregeling voldoen en mits de beschikbare fondsen voldoende zijn. Daarnaast dient het verzoek voor twinning te voldoen aan de doelstellingen, resultaten en activiteiten aangegeven in het projectdossier van twinning. Volgens het meerjarenprogramma 2001-2005, is er een totaal bedrag van AWG 6 miljoen beschikbaar voor twinning.

* Onder een zusterorganisatie wordt verstaan een organisatie in het buitenland die verwante werkzaamheden verricht als de betrokken overheidsinstantie.



3. Indiening

3a. Samenwerkingsconvenant

De overheidsinstantie die de twinning aanvraagt, dient eerst een samenwerkingsconvenant i.s.m. de zusterorganisatie op te stellen. Het samenwerkingsconvenant dient in te houden:

  • Het doel van de samenwerking.
  • Op welke gebieden er samengewerkt zal worden.
  • Hoe er samengewerkt zal worden.
  • Op wat er nadruk gelegd zal worden.
  • Specificatie van de activiteiten binnen de samenwerkingsgebieden.
  • De periode dat het samenwerkingsconvenant geldig zal zijn.

Het samenwerkingsconvenant dient door de betrokken overheidsinstantie en zusterorganisatie ondertekend te worden. In het samenwerkingsconvenant dient expliciet vermeld te worden dat bij onderbreking van de twinning door de deskundige/expert, de zusterorganisatie zorg draagt voor een opvolger zodat de twinning voortgezet kan worden en het doel bereikt wordt (zie bijlage II).
 
Hierna toetst de DEZHI het samenwerkingsconvenant op compleetheid waarbij deze wordt goed- of afgekeurd (zie bijlage II). Na goedkeuring van de DEZHI van het samenwerkingsconvenant wordt deze doorgeleid naar de FDA voor goedkeuring door het bestuur van de FDA. De DEZHI en de betrokken overheidsinstantie ontvangen schriftelijk de goedkeuring van het samenwerkingsconvenant.

Hierna dient de uitvoeringsovereenkomst ondertekend te worden door de Minister van Financiën en Economische Zaken, de minister van de betrokken overheidsinstantie, de directeur van de betrokken directie en zusterorganisatie, en twee bestuursleden van de FDA (zie bijlage III).
3b. Indiening Logical Framework (LF) en Terms of Reference (TOR)

Na de goedkeuring van het samenwerkingsconvenant, dient de overheidsinstantie een LF op te stellen conform het standaardformaat  beschreven in de ‘Handleiding’ van de FDA, alsmede een TOR conform het formaat in bijlage IV. De LF en TOR worden eerst door de DEZHI en vervolgens door de directie van de FDA goed- of afgekeurd.

Bij ontvangst van alle benodigde documenten, zal de FDA een ontvangstbevestiging opsturen naar de Minister van Financiën en Economische Zaken, kopie (conform) naar de desbetreffende overheidsinstantie en de DEZHI.

Nadat de twinning van de betrokken overheidsinstantie uiteindelijk is goedgekeurd door de directie van de FDA, zal de FDA een brief met de goedkeuring van de twinning opsturen naar de Minister van Financiën en Economische Zaken, kopie (conform) naar de desbetreffende overheidsinstantie en de DEZHI.

Samenvatting in te dienen documenten:
De DEZHI dient de volgende documenten te ontvangen van de aanvragende overheidsinstantie:
  • Het samenwerkingsconvenant.
  •  Na goedkeuring van het samenwerkingsconvenant door de DEZHI en het bestuur van de FDA en ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst, een Logical Framework conform het standaardformaat beschreven in de ‘Handleiding’ van de FDA en een TOR volgens bijlage IV.
  • Een offerte inclusief een CV van de deskundige/expert die naar Aruba wordt uitgezonden en een kostenbegroting van de zusterorganisatie dat een deskundige/expert naar Aruba uitzendt. In de offerte dient de zusterorganisatie ook de wijze van betaling(en) aan te geven. De instantie moet de offerte tenminste 3 maanden gestand houden.
  • Een kostenbegroting volgens bijlage V.
  • Bijlage I dient door de directeur van de desbetreffende overheidsinstantie ondertekend te zijn.
  • Brief van de directeur van de overheidsinstantie waarin tenminste één counterpart en één waarnemend counterpart beschikbaar gesteld zal worden. Een waarnemend counterpart is nodig indien de counterpart langdurig afwezig is.
  • Functieomschrijving en CV van de counterpart en de waarnemend counterpart.


Additioneel op de bovengenoemde documenten zal de DEZHI de volgende documenten overhandigen aan de FDA:
  • Formaat voor de beoordeling van het TOR voor een twinning (bijlage VI).
  • Goedkeuring twinning door de DEZHI (bijlage VII).

4. Richtlijnen

Een verzoek voor twinning dient aan de volgende richtlijnen te voldoen:
    Zusterorganisatie
    • De overheidsinstantie dient een geldig samenwerkingsconvenant te hebben met een zusterorganisatie. Zie punt 3a en bijlage II voor de inhoud van het samenwerkingsconvenant.
    • Uitwisselingen vinden binnen en buiten het Koninkrijk plaats. Uitwisselingen kunnen ook plaatsvinden tussen zusterorganisaties in de regio, t.w. de Caribische regio, Latijns Amerika, de Verenigde Staten en Canada.
      Het doel hiervan is een toename van regionale contacten, ter bevordering van het opdoen van kennis van o.a. alternatieve aanpakken van vergelijkbare situaties en een toename van praktische kennis in vergelijkbare situaties. Indien de Twinningregeling vertaald dient te worden, dient de betrokken overheidsinstantie dit uit de eigen begroting te bekostigen.
    • De aanvragende overheidsinstantie kan met meer dan één zusterorganisatie werken tijdens de twinning. Indien de overheidsinstantie voor elk werkgebied met een andere zusterorganisatie wil werken, is dit mogelijk. Indien dit het geval is, dient de overheidsinstantie met elke zusterorganisatie, waarmee samengewerkt wordt, een samenwerkingsconvenant te hebben. Ook kan er meer dan één deskundige/expert naar Aruba uitgezonden worden van verschillende zusterorganisaties. In dit geval dient dit verwerkt te worden in het projectdossier van de aanvragende overheidsinstantie en dienen er meerdere TOR’s opgesteld te worden en dienen deze goedgekeurd te worden door de DEZHI. Daarnaast, dient elke zusterorganisatie een offerte uit te brengen conform de TOR.
    Logical Framework (LF)
  • Een LF dient opgesteld te worden conform het standaardformaat beschreven in de ‘Handleiding’ van de FDA.

    Terms of Reference (TOR)
  • Een verzoek dient opgesteld te worden volgens een TOR (zie bijlage IV). Deze TOR dient eerst goedgekeurd te worden door de DEZHI alvorens het opgestuurd wordt naar de zusterorganisatie voor het uitbrengen van een offerte.

Counterpart
  • De overheidsinstantie dient tenminste één counterpart beschikbaar te stellen voor de gehele periode dat de twinning plaatsvindt.
  • De overheidsinstantie kan ook verschillende counterparts beschikbaar stellen waarbij er per onderdeel van de twinning één counterpart benoemd wordt.
  • De overheidsinstantie dient één waarnemend counterpart beschikbaar te stellen voor het geval dat de counterpart langdurig afwezig is.
  • De counterpart dient een ambtenaar te zijn en geen arbeidscontractant.
  • De counterpart moet aan het voor de kennisoverdracht benodigde opleidingsniveau voldoen en werkervaring te hebben. De betrokken overheidsinstantie bepaalt zelf of de ambtenaar die als counterpart wordt aangewezen, voldoet aan het voor de kennisoverdracht benodigde opleidingsniveau en werkervaring.
  • Bij voorkeur is de aangewezen counterpart een ambtenaar, die geen studieopdracht of studiefinanciering heeft gehad in de laatste 5 jaren, zodat er kennisverspreiding binnen de overheidsinstantie plaatsvindt. Op deze wijze geniet niet één persoon van alle voordelen m.b.t. het opdoen van additionele kennis, maar meerdere personen.

    Duur twinning
  • De duur van een twinning is minimaal 1 maand en maximaal 24 maanden. De deskundige/expert kan 24 maanden aan één stuk wordt uitgezonden zolang het totale bedrag voor de twinning binnen het maximale beschikbaar bedrag van AWG 750.000 per betrokken overheidsinstantie blijft. De betrokken overheidsinstantie dient de duur van de twinning te onderbouwen.
  • Indien de deskundige/expert voor langer dan een maand maar minder dan twee jaren uitgezonden wordt, kan de deskundige/expert verschillende malen naar Aruba uitgezonden worden gedurende maximaal twee jaren.
Deskundige/expert

  • De uitgezonden deskundige/expert, die uitgezonden wordt naar Aruba, moet een deskundige/expert zijn van de zusterorganisatie.
  • De deskundige/expert kan niet belast worden met reguliere werkzaamheden van de overheidsinstantie, aangezien de kern van twinning is actuele kennisoverdracht en het creëren van een langdurig samenwerkingsverband met een zusterorganisatie. De uitgezondene dient geactualiseerde en nieuwe kennis over te brengen zodat de counterpart hiervan kan overnemen.
  • De zusterorganisatie dient zelf zorg te dragen voor de reservering van het vliegticket en voor accommodatie van de deskundige/expert. Tevens dient zij ook zelf een reisverzekering af te sluiten. De zusterorganisatie dient de bedragen van het vliegticket en de reisverzekering van de deskundige/expert in de offerte op te nemen. De FDA en de DEHZI zijn niet verantwoordelijk voor het uitbetalen van de schadekosten indien deze persoon geen reisverzekering heeft afgesloten.
  • Indien er meerdere deskundigen/experts nodig zijn voor een uitwisseling, dient dit duidelijk beschreven te worden in de TOR evenals de reden hiervoor.
  • De uitgezonden kracht moet aantoonbaar deskundig zijn, gerelateerd aan de eisen van de TOR.


Tripartiet overleg
  • Tripartiet overleg zal in het begin, midden en eind van de twinning plaatsvinden. Het doel hiervan is om het verloop van de twinning te monitoren en om bij te sturen indien de twinning niet volgens de Twinningregeling en het projectdossier van twinning verloopt.
  • Aan het tripartiet overleg nemen deel de FDA, de DEZHI en de betrokken overheidsinstantie waarbij de counterpart en de uitgezonden deskundige/ expert van de zusterorganisatie aanwezig dienen te zijn.

Eindverslag twinning
  • Eindverslag van de uitgezonden deskundige/expert en betrokken overheidsinstantie dient maximaal 2 maanden na afloop van de twinning overhandigd te worden aan de DEZHI en de FDA conform het weergegeven formaat in bijlage IX.
  • Er dienen twee eindverslagen opgesteld te worden waarvan één eindverslag door de deskundige/expert en de andere door de betrokken overheidsinstantie, zodat de DEZHI en de FDA kunnen analyseren hoe de twinning is verlopen vanuit het oogpunt en ervaring van de uitgezonden deskundige/expert en anderzijds vanuit het oogpunt en ervaring van de betrokken overheidsinstantie.
  • De overheidsinstanties die gebruik willen maken van de Twinningregeling
  • De overheidsinstanties die in de meerjaren- en jaarprogramma’s zijn genoemd, kunnen gebruik maken van de twinning


5. Beoordelingscriteria

Een verzoek voor twinning wordt beoordeeld op basis van o.a. de doelmatig- en doeltreffendheid van de twinning en volgens het formaat van projectbeoordeling beschreven in de ‘Handleiding’ van de FDA. Tevens wordt de twinning beoordeeld op de relevantie, duurzaamheid en haalbaarheid van de twinning (zie bijlage VI).


6. Kostenbegroting

Alle kosten in de kostenbegroting dienen duidelijk gespecificeerd te worden. De volgende kosten worden vergoed:

Eenmalige retour vliegticket deskundige/expert
  • Er dient op de voordeligste wijze te worden gereisd (economy-class).


Daggeldvergoeding
  • De daggeldvergoeding omvat de verblijfkosten (accommodatie en maaltijden) in Aruba, de transportkosten in Aruba en de reisverzekering voor een maximaal bedrag van AWG 400 per dag per deskundige/expert. Indien de deskundige/expert de nacht op de heen- en terugreis in het vliegtuig dient door te brengen, krijgt de deskundige/expert geen daggeldvergoeding hiervoor.

    Honorarium
  • Het honorarium omvat de voorbereidingskosten in Nederland, het verrichten van de werkzaamheden in Aruba en alle bijkomende werkzaamheden in Nederland en Aruba. Er is een maximaal bedrag van € 600 per dag per Nederlandse deskundige/expert geldig voor het honorarium. Wanneer de deskundige/expert in Aruba is, zal de deskundige/expert geen honorarium ontvangen voor de weekeinden en feestdagen.

  • V.w.b. het honorarium van een deskundige/expert dat geen Nederlandse deskundige/expert is, geldt er een maximum honorarium van US$ 720 per dag per deskundige/expert.
  • Deze kosten dienen gespecificeerd te zijn.


Literatuur/leermiddelen
  • De aanschaf van literatuur en/of leermiddelen voor de betrokken overheidsinstantie m.b.t. de twinning, wordt vergoed voor een maximaal bedrag van 3.000 per twinning. Hoe men het bedrag t.b.v. literatuur en/of leermiddelen heeft bereikt, dient duidelijk gespecificeerd te worden.
  • De aangeschafte literatuur en/of leermiddelen worden eigendom van het Land Aruba (Arubaanse overheid) c.q. de betrokken overheidsinstantie. De overheidsinstantie dient een factuur in te dienen bij de DEZHI met de specificatie van de aan te schaffen literatuur en/of leermiddelen.
  • De aanvragende overheidsinstantie dient vooraf na te gaan wat de kosten zijn m.b.t. de aanschaf van literatuur en/of leermiddelen.
  • Literatuur en/of leermiddelen kunnen in Aruba of in het buitenland aangeschaft worden.

Overvracht
  • Indien nodig, wordt er overvracht vergoed welke duidelijk in de kostenbegroting gespecificeerd dient te worden. Overvracht wordt vergoed voor een maximaal bedrag van € 500 voor Nederlandse zusterorganisatie en US$ 630 voor niet-Nederlandse zusterorganisaties. Onder overvracht wordt verstaan: vracht van de deskundige/expert boven het toegestane maximale gewicht t.b.v. de twinning.

Onvoorzien
  • Indien nodig, worden onvoorziene kosten vergoed tot een maximaal bedrag van € 3.000 per twinning met een Nederlandse zusterorganisatie of US$ 3.600 met een zusterorganisatie dat geen Nederlandse organisatie is. Gedurende de twinning dient de betrokken overheidsinstantie eerst goedkeuring bij de DEZHI te verkrijgen. De betrokken overheidsinstantie dient de onvoorziene kosten duidelijk te specificeren en eventueel een offerte/factu(u)r(en) bij het verzoek te overhandigen.
Deze regeling dekt enkel en alleen de kosten vermeld in dit hoofdstuk. Andere regelingen met betrekking tot het vergoeden van kosten zijn niet van toepassing op deze Twinningregeling.


7. Financiering


Voor de uitvoering van de Twinningregeling is er een bedrag van AWG 6 miljoen gereserveerd in het meerjarenprogramma 2001-2005. Elke overheidsinstantie genoemd in het meerjarenprogramma 2001-2005 en jaarprogramma 2004 heeft een maximaal bedrag van AWG 750.000 beschikbaar voor twinning ten laste van het meerjarenprogramma 2001-2005.


8. Betaling twinning

  • Voor de twinning geldt dat de DEZHI na de goedkeuring door de FDA, de betrokken overheidsinstantie op de hoogte zal stellen om zorg te dragen voor de aanstelling van de gewenste deskundige/expert.
  • De FDA zal de betalingen storten op de bankrekening van de zusterorganisatie die de deskundige/expert uitzendt. De bankkosten voor het overmaken van de daggeldvergoeding worden vergoed door het fonds. De betalingswijze geschiedt conform de wijze aangegeven in de offerte. De overheidsinstantie dient de factuur ter betaling goed te keuren. Bij deze goedkeuring dient de overheidsinstantie in samenwerking met de deskundige/expert een voortgangsrapportage bij te voegen en te overhandigen aan de DEZHI en de FDA. De voortgangsrapportage dient conform het formaat in bijlage VIII opgesteld te worden. Dit rapport dient door de betrokken overheidsinstantie en deskundige/expert ondertekend te worden.
  • De betaling van de aanschaf van literatuur en/of leermiddelen geschiedt door de FDA op basis van de overhandigde begroting van de overheidsinstantie.


9. Afsluiting

      Binnen een termijn van twee maanden na afloop van de twinning dient de betrokken overheidsinstantie de volgende stukken te overleggen aan de DEZHI:
    • Voor het eindverslag, zie punt 4 ‘Eindverslag’.
    • In geval er literatuur en/of leermiddelen aangeschaft zijn, dienen de originele facturen van de aanschaf overhandigd te worden. Indien er onvoorziene kosten tijdens de twinning naar voren zijn gekomen, dienen de originele facturen bij het verslag overhandigd te worden.
    • Na ontvangst van de bovengenoemde documenten, vindt de afsluiting van de twinning plaats door zowel de DEZHI als de FDA, nadat beide instanties de documenten op correctheid hebben gecontroleerd en goedgekeurd. Zowel de directeur van de betrokken overheidsinstantie, de FDA en de directeur van de zusterorganisatie dienen het proces-verbaal ter afsluiting van de twinning te ondertekenen (zie bijlage X). De FDA zal de DEZHI na elke twinning informeren over de nog beschikbare middelen voor de Twinningregeling.


    10. Onderbreking/beëindiging van de twinning

    • In geval van onvoorziene omstandigheden, overmacht of wegens dringende redenen buiten de schuld om van de deskundige/expert die wordt uitgezonden, ziekte of ongeval waarbij de twinning moet worden onderbroken en redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het doel van de twinning niet wordt bereikt en de twinning dient te worden beëindigd, dient de deskundige/ expert zijn/haar terugkeer te regelen en de DEZHI schriftelijk te informeren omtrent de terugkeer, de reden van de terugkeer en beëindiging van de twinning.
    • Afrekening zal dan plaatsnemen tussen de FDA en betrokken overheidsinstantie in Nederland of elders.
    • Indien de twinning tijdelijk onderbroken moet worden vanwege ziekte of vanwege een andere urgente situatie, waarbij de uitzending na de onderbreking weer doorgaat, dient de zusterorganisatie voor een opvolger te zorgen. Dit dient ook expliciet in het samenwerkingsconvenant vermeld te worden. De overheidsinstantie dient de DEZHI onmiddellijk te informeren omtrent de wisseling en de reden van de wisseling. De kosten die hiermee zijn, blijven in handen van de zusterorganisatie.
    • De FDA en de DEZHI zijn niet verantwoordelijk voor het uitbetalen van schadekosten indien de deskundige/expert die wordt uitgezonden, de reisverzekering niet heeft verlengd of geen reisverzekering heeft afgesloten.

11. Vrijstelling van schadekosten

    De FDA en het Land Aruba zijn niet verantwoordelijk jegens de betrokken overheidsinstantie, de uitgezondene noch derden voor kosten die gemoeid zijn met gebeurtenissen of de aanschaf van artikelen die niet in de uitputtende opsomming van de te declareren kosten voorkomen in de Twinningregeling zoals vliegticket, daggeldvergoeding, honorarium, literatuur en/of leermiddelen, overvracht en onvoorziene kosten.


12. Werk- en verblijfvergunning

    De betrokken overheidsinstantie is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de verblijf- en werkvergunning indien dit nodig is volgens de wettelijke voorschriften. De kosten voor het verkrijgen van de verblijf- en werkvergunning dient bekostigd te worden door de betrokken overheidsinstantie.